デジタル事務所構築による
８つのメリット
ミスを防止
- 原本書類は移動させる距離に比例して紛失リスクが高くなります。ファイルに挟んで保管する方法は、原本の紛失に直結しますので、見直しましょう。原本書類のスキャンデータをクラウド上に保管して、どこからでも見える化し、原本は裁判所への原本提示等、必要な時だけ持ち出すようにすることができます。
- FAX の誤送信は、普段やり取りしていない相手への送信で起こり易いです。過去の事件の送付書を使い回すことによって、郵便物の誤配送が発生します。アプリが、FAX 番号を管理し、送付書を自動作成することによって、人為的なミスがなくなります。
- 受信した郵便物は、あらかじめ指定された担当者に自動で配点されます。また、送信物を発送した場合は、発送文書のデータとともに担当者全員にメッセージで報告されます。郵便物の発送を指示したのだけど、発送されていなかった。受信した郵便物を確認するのを忘れていた等の事故がなくなります。
- メッセージ機能によってコミュニケーションが取れるので、遠隔地で離れた支店同士での経営がやりやすくなります。
事務処理スピードアップ
- 過去の事件ファイルは、長年の蓄積による、保管コストもかなり高額になります。事件記録を負担なくクラウド化できますので、紙資料を廃止または削減できます。
- アプリが送付書の作成や資料の保管等様々な事務作業を行ってくれますので、人的な負担が軽減されます。
- 「特定の担当者のみのパソコンに資料が入っているから見れない」「他の人がわかりにくいやり方で仕事が行われている」等の悩みを解決します。アプリを使えば、すべての資料がクラウド化されて誰からでも確認ができるようになります。また、アプリによって統一的な運用を設計することができるようになります。
- どこからでも仕事ができるようになります。
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法律事務所が抱える課題
外出先での業務と
リモートワーク
弁護士の業務は日中の待ち時間、移動時間が長くなりがちですが、重要な業務は事務所に戻ってから行うことが多く、必ずしも、その時間を有効活用できていないのが現状です。また事務員も含めた働き方改革の観点からライフ・ワーク・バランスの実現が求められる中でも、紙文化が根強くリモートワークの導入も進んでおりません。
ペーパーレス化
弁護士・法律事務所には未だに紙文化が根強く残っております。業界全体のIT化も遅れているのが実情です。業務効率化の目的でペーパーレス化への取り組みが求められておりますが、進まないのが現状です。特に郵便物への対応に取られる時間は膨大で、業務を圧迫している状況と言えます。
増えるデジタル雑務
IT化が進むとファイリング作業やメールのフォルダ分け等、面倒なデジタル雑務が増加します。デジタルデータであれば紙に比べて、様々な業務の効率化が可能になるのに、それを管理する人材が必要という問題に行き当たります。また、便利な分使用するデジタルツール側でのサポートがないと間違いも起きやすくなります。
SOLUTION
事件処理スピードアップ＆ミス防止を実現する多彩な機能
アプリが送付書の作成や資料の保管等様々な事務作業を行ってくれますので、業務効率化や人件費削減に繋がります
メッセージング機能
- Email 送受信機能
- Email を案件ごとに一元管理
- 外部Email 警告
- 所内メッセージ機能
- メッセージ返信管理（応答期限）機能
- メッセージ保護機能
- 返信メッセージテンプレート機能
FAX／郵便物発送・配点機能
- 顧客情報管理機能
- 送付書テンプレート保存機能
- 送付書自動作成機能
- 電子ファックス送信機能
- 郵便物セット作成機能
- 郵便発送依頼機能
- 発送報告機能
- 郵便物自動配点機能
クラウド＆ファイリング機能
- クラウド機能（データ保管 Email 保管）
- ファイル管理機能
- PDF 閲覧・編集機能
- 案件管理機能
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法律事務所の目線で作らなければ
意味がないと思いました。
Scan Podは、私が弁護士として稼働する日常の中から生まれました。
代表弁護士として、働く中で、ITツールがあれば、「こんなことができるのに」「こんな無駄なことはアプリがやってくれるのに」「こんなミスは起きないのに・・」など感じたことを、日々、私がプログラムに落とし込みながら、事務所と従業員のために書き上げたアプリがScan Podの前身になります。
Scan Podは、このような特殊な開発環境をバックボーンに有しており、私の経営する法律事務所は、Scan Podの前身アプリとともに、片田舎の小さな事務所から一都２県に支店を有する事務所にまで成長してきたという経緯があります。
法曹界のデジタル化は時代の流れであるにも関わらず、単独の法律事務所では、デジタル化を推進することはほとんど不可能ではないでしょうか。IT知識がなくとも使いやすく自然にデジタル化できるアプリが法曹界には必要です。
Scan Podは、日々機能が増え続けており、今後も様々な改良が予定されています。皆様とともに新時代の業務スタイルを実現できることを嬉しく思います。
開発のポイント
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デジタル事務所の
構築が必要![]()
書類の種類を問わない
ペーパーレス化の実現![]()
雑務はAIにしてもらう![]()
セキュリティ＆
情報漏洩対策
デジタル事務所の
書類の種類を問わない
雑務はAIにしてもらう
セキュリティ＆ ScanPodはマイクロソフト社が提供するパブリッククラウドのプラットフォームMicrosoft Azure®を使用しています。
通信の暗号化やファイルの暗号化、海外からのアクセスの遮断及び不正アクセス防止など、様々な施策を導入しております。
大切なデータのバックアップ、うっかり消失したデータの復元にも対応しています。
※Windowsから、サーバーにアクセスする場合はVPN回線を用います。
通信の暗号化やファイルの暗号化、海外からのアクセスの遮断及び不正アクセス防止など、様々な施策を導入しております。
大切なデータのバックアップ、うっかり消失したデータの復元にも対応しています。
※Windowsから、サーバーにアクセスする場合はVPN回線を用います。
